取引先など会社外との連絡には気を遣いますよね。
失礼があると自分自身だけでなく、会社全体に不利益をもたらしかねませんものね。
普段の仕事では打ち合わせや商談など社外の会議に出席する機会もあると思います。
そんな会議の案内がメールで届いた場合、出席や欠席についてどういう返信の仕方をするのがマナーに則ってるのでしょうか。
ここでは、主に社外の会議の案内への出席・欠席の返信のメールの仕方や例文、基本的なビジネスマナーを紹介します。
会議ではなく、懇親会や送別会の出欠についてはこちらの記事にまとめてあります。
こちらも参考にしてください。
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懇親会や送別会の参加可否のメール返信！出席欠席・不参加の例文
社外の出欠確認メールに返信するときの書き方
ビジネスにおいてメールのやり取りは日常的な業務です。
しかし、基礎となるマナーを理解しておけば、効率的にメールの対応が可能になります。
自分の会社以外の相手にメールを返信するときの基本的なメールの書き方を解説していきます。
「Re:」はそのまま
ビジネスで送られてくるメールには件名がついています。
メールのタイトルですね。
例えば、会議の連絡だと
「○○に関する打ち合わせについて」
のように書かれてます。
これにそのまま返信ボタンで返信すると、件名に「Re:」が付きますよね。
返信する際はこの「Re:」は付いた状態でそのまま返信します。
メール本文の冒頭には宛名を明記する
メールの一番最初には相手の所属先や名前を書きます。
誰に宛てたメールなのかを明記しましょう。
社名や団体名などは正式名称で書き、個人名には「様」を付けます。
○○課
課長 △△様
のように書きます。
名前や社名の誤りに注意しましょう。
名前や社名に誤字脱字がないか確認することもマナーです。
誤った名前や社名を使うと、相手に混乱や不快感を与えかねません。
誤送信の可能性を疑われることもあるため、送信前には必ず内容を再確認することが大切です。
名前を間違えることは相手に失礼となるので、細心の注意を払いましょう。
また、社外の役職の方の呼び方も意外と知らないことが多いですよね。
たまに、「○○課長様」のような呼び方、書き方をしてるのを見かけますがこれは間違いです。
敬称を二つ重ねることになってしまってます。
社外の役職の方の呼び方や、社外の人と話てる時に自分の上司のことをどう呼ぶべきか苦手な人いますよね。
分かりやすくまとめた記事がありますので参考にしてください。
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取引先の役職の呼び方はこれ！自分の上司のことは社外でどう呼ぶ？
挨拶文
挨拶文といってもそんな大層なものではなく「お世話になっております」とか「平素より大変お世話になっております」という挨拶で大丈夫です。
ちょっと変えて「大変お世話になっております。」「いつもお世話になっております。」でも良いです。
そのあと、名乗ります。
自分の所属と名前を書きましょう。
出欠について書く
出席するなら「出席させていただきます。」とはっきり書く。
当然のことですが、早めの返信をするようにしましょう。
反対に「出席します」「欠席します」などの返信を受け取った立場の場合はどう対応すべきなのでしょうか。
返信が必要なのか、返信するならどう返信を書くのかはっきりと分からない場合もあると思います。
出欠確認メールへの返信の返信についてはこちらの記事にまとめてあります。
参考にしてください。
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会議への出席確認メールの返信の返信はどう書く？欠席連絡への返信
上司が休んだ場合などに代理でメールを送信する場合の対処の仕方についてはこちらの記事にまとめてあります。
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上司に頼まれて代理メールを送信する時の例文を社外と社内にわけて紹介
返信は24時間以内に
ビジネスメールに返信する基本ルールとして、24時間以内に返信することが挙げられます。
ビジネスの場では、相手がスムーズに作業を続けられるよう迅速な対応が期待されます。
原則として、24時間以内の返信がマナーとされています。
返事を待つ間に何か遅れが生じている場合は、その旨を伝え、情報を提供できる予定の時期も明記することが重要です。
迅速に対応することで、相手に良い印象を与えることができます。
社外に会議の出席・欠席をメールで返信するときの例文
社外の会議に出席、欠席する際の返信メールの例文をいくつか紹介します。
出席する場合
〇〇課
課長 △△様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社の△△です。
会議の件確認致しました。
ご連絡有難うございます。
出席致しますので宜しくお願い致します。
○○株式会社 △△(自分の名前)
ちょっと軽めなパターンでは
〇〇課
課長 △△様
お疲れ様です。
○○株式会社の△△です。
会議について確認しました。
ご連絡有難うございます。
出席させていただきます。
宜しくお願い致します。
○○株式会社 △△
欠席する場合
〇〇課
課長 △△様
大変お世話になっております。
株式会社△△ ○○課の△△です。
大変申し訳なく存じますが、仕事の都合により〇月〇日の会議に出席できなくなりました。
誠に申し訳ございません。
ご手数をお掛けし恐縮なのですが、会議資料を送信いただけたら幸いに思います。
また後日内容を確認いたします。この度は大変申し訳ございませんでした。
株式会社△△ ○○課△△
もっと様々な場面でのメールの基本はこちらの本が参考になると思います。
ビジネスメールの基本からすぐに使える文例まで豊富に掲載されてます。
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直前での欠席には注意
会議の直前で急用ができ、出席できなくなってしまった場合は、メールでは相手が気付かないことがあります。
会議の開始直前だと準備で忙しいときもあるでしょうし、スマホやパソコンを見られないこともありますからね。
そうなってしまうと相手方に迷惑をかけてしまうことになります。
ですので、直前での欠席の連絡はメールではなく、電話などで早急に連絡をしましょう。
もし、すぐには予定が分からなくて出欠が確定するのが会議の日ギリギリにになりそうな場合は、その旨を早めに返信しておきましょう。
その際、何日までに連絡できるかを明確に伝えるようにしてください。
のように書くと良いです。
自分の予定が確定するまで返事をしないのはもってのほかです。
会社に休みの連絡をメールして、返信を貰った場合はどう対応すべきなのでしょうか。
返信すべきなのか、返信するならどう書くのかについてはこちらの記事にまとめてあります。
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会社に休みの連絡した返信の返信はどうする？上司や同僚への例文など紹介
まとめ
社外に会議の出席を伝えるメール返信の書き方を紹介しました。
名前と挨拶と出欠を伝えるだけですので、そんな難しくないと思います。
文例を参考にして失礼のないメールを送信してください。