自社の社長へのメールは何かと緊張します。
といっても、一般常識があれば問題ありません。
まず大事なのは件名と書き出しです。
ここでは、自社の社長にメールするときの書き出し、挨拶、件名について例文を交えて解説していきます。
自社の社長へのメールの書き出し
自社社長に宛てるメールの冒頭は、しばしば悩ましいものです。
上司に宛てる際も同じく、社長にメールを送る際には宛名や冒頭の文言に戸惑うことがあります。
社内メールにおいての社長へのメールの書き方を書き出しの書き方と基本的なマナーについてご紹介いたします。
社長宛のメールでの敬称の使用ルール
自社社長にメールを送る際に、社長の適切な呼び方について迷うことがあります。
通常、社長に対しては敬称は必要ありませんが、会社の文書規定や慣習によっては異なることもあります。
疑問があれば上司に相談してみると良いでしょう。
一般的に、社内のメールでも社長に対しては上司と同様に敬称を省略しても問題ありません。
ただ、「社長の〇〇さん」と表現するのは避けましょう。
役職名の敬称を使用し「〇〇社長」と書くことが一般的です。
敬称はもともと役職に含まれているため、これで十分です。
不安があれば、「代表取締役社長 〇〇様」と記載しても問題ありません。
役職に敬称が含まれてるから様を付けると二重敬語になるのでは？と思われるかも知れませんが、役職名と名前、そして敬称が離れてるので二重敬語と捉えられません。
だめなのは「〇〇社長様」と書くことです。
これは二重敬語になるので自然な感じで○○社長などと書くのが良いです。
社外向けの社長の呼び方との違い
社内では社長や上司に対しては敬称を使用し、「〇〇社長」「○○部長」と呼びます。
しかし、社外向けには基本的に呼び捨てが一般的です。
ビジネスシーンにおいて、社内外での呼び方の違いが混乱を招くこともありますが、社外に向けて自社社長を紹介する際には、「社長の〇〇」と表現するのが適切です。
ボーナスをいただいた際に社長にお礼のメールをするときの書き方と例文についてはこちらの記事にまとめてあります。
参考にしてください。
↓↓
ボーナス(賞与)くれた社長へのお礼のメールの書き方・例文
メールの書き出しマナーの基本
メールの書き出しでの基本的なマナーです。
前置きは要らない
「拝啓」や「謹啓」などの手紙で一般的な頭語は、ビジネスメールでは基本的に不要です。
また、時候の挨拶や相手の状況に触れたり、健康を気遣うような表現も不要です。
ビジネスメールは、件名と内容が一目で理解できるように簡潔にする必要があります。
挨拶の書き出し
基本的な書き出しの順序です。
- 宛名
- 自分の名前
- 本文
社長へのメールの書き出し
社内メールで社長や上司に対して「お疲れ様です」という挨拶が一般的です。
もう一つの言い方として「ご苦労様」がありますよね。
でも、「ご苦労様」は目上の人が下の者に使う労いの挨拶言葉なので、社長や上司相手に使用すると失礼に当たり、相手に不快感を与える可能性があります。
ですので「ご苦労様」は使わずに「お疲れ様」を使うようにしましょう。
また、朝10時までに送信する場合は「おはようございます」という挨拶も爽やかで良いす。
しかし、ビジネスメールではこの「おはよう」の挨拶がなくても失礼にはなりません。
必ずしも必要ではありません。
ビジネスメールの書き出しは、電話で話す場合のことを考えてみましょう。
社長に午前中に電話をかける際、名乗る際には「おはようございます、〇〇社長。○○1課の山田です」というのが普通ですよね。
文章にすると迷いが生じることもありますが、自然に身についたマナーを思い出してみると迷わずにすみますよ。
社長に「お疲れ様です」の挨拶を含むメールの書き出しの例文
例
「〇〇社長、おはようございます。○○1課の田中太郎です。」
例
「代表取締役社長〇〇様、お疲れ様でございます。○○課の高橋太郎と申します。」
社長へのメールでは挨拶、自己紹介が済んだらすぐに要点に入るのが良いです。
ただし、簡潔にでもお礼やお詫びの言葉を含めることが望ましいです。
例えば先日のお礼を述べる際には、「お忙しい中、貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。」など、一言添えることで印象が良くなります。
同様に、お詫びの場合には「先日の件について、大変申し訳ございませんでした。」と謝罪の意を示すことが重要です。
例
「先日はお忙しいところ、新商品の○○にお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
例
「先日のミーティングでの私の行動に関して、誠に申し訳ございませんでした。反省し、今後同様のことがないよう努めます。」
ただ、企業ごとに異なる規則や文化が存在する可能性があるため、社内のガイドラインや上司の指示に従うことが肝要です。
社長へのお礼・お願いメールの例文
社長へのメールは主に「お礼」や「依頼」の内容が多いです。
お礼メールは後回しにしてしまいがちですが、できるだけ早く送るように注意しましょう。
お礼と依頼のメールの例文
お礼のメール例
○○課の田中太郎です。
この度は○○さんの件に関して、口添えをいただきありがとうございました。
依頼のメール例
お詫びのメール例
○○課の田中太郎です。
今回は〇〇との会議において、私の対応が不十分で〇〇様にご迷惑をおかけしました。
誠に申し訳ございません。
お詫びのメールは、速やかに伝えることが大切です。
メールの最初から謝罪の気持ちはっきりと書き、お詫びの気持ちと誠意をしっかり伝えましょう。
メールの文面は相手の受け取り方に影響します。
メール内容に不備があると謝罪してるのにより悪化することもあるので、何度も確認しましょう。
社長にごちそうになったり、昇格した際に社長にお礼のメールを送ります。
書き方と例文についてはこちらの記事にまとめてあります。
参考にしてください。
↓↓
社長へのお礼メールの例文と件名！昇格や食事でお世話になったときの書き方
社長へのメールの件名
メールのタイトル、件名は、ビジネスメールにおいて最初に目にするので重要です。
社長にメールを開封してもらうためのヒントを紹介します。
明瞭で具体的な内容を伝える
メールのタイトルは、受信ボックスで即座に表示されます。
具体的で簡潔な表現を心がけ、20文字以内を目安にしましょう。
相手の立場を考慮する
社長は多くのビジネスメールを受け取り、やりとりする機会が多いため、タイトルで優先順位を判断します。
「お疲れ様です」や「ありがとうございました」といった挨拶言葉をタイトルに含めると、メールの内容がよくわからなくなります。
具体的で簡潔なOKパターンの例を挙げると、「〇〇の会議の日時調整のお願い」や「〇〇の進捗状況のご報告」といった、いつ、どんな要望が、どんな概要なのかが明確に書かれたタイトルが重要です。
社長へ初めてメールするときの件名
社長に初めてメールを送った場合、メールアドレスだけでは差出人がほぼ分かりません。
迷惑メールだと勘違いされないように、タイトルに部署や名前を明記しましょう。
例：〇〇についての打ち合わせ日程調整のお願い(○○課 田中太郎)
面識のある相手であれば、アポイントを取りたい場合でも「〇〇の件で打ち合わせのお願い」といった要望のみのタイトルでも問題ありません。
しかし、初対面の場合は「面談のお願い」といった丁寧な表現が好感を持たれるでしょう。
まとめ
自社の社長にメールを送る際の注意点やマナー、書き出しの例文など紹介しました。
毎日たくさんのメールが届く社長に開封してもらえるように、件名にも工夫が必要ですね。
失礼のないようにしっかり知識を入れておきましょう。