上司の代理でメールを送ることを頼まれるとちょっとドキドキしてしまいますよね。
自分個人の署名で送る時はそこまで緊張しませんが、代理となると緊張してしまいます。
しっかり確実にミスなく送りたいものですね。
ここでは、上司に頼まれたり指示されたりで代理でメールを送る場合の書き方や例文などを社外、社内に分けて紹介します。
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上司の代理でメールする場合の例文・社外に
上司の代理でメールを送るときの例文です。
◯◯会社
○○部△△様（相手の名前）
平素よりお世話になっております。
株式会社◯◯の○○課△△(自分の名前)と申します。
○○課〇〇(上司の名前)の代理でメールを送信させていただいております。
～～用件～～
なお、ご返信は下記○○宛(aaa@aaa)までお願いいたします。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○ ○○課
課長 ○○○○
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:aaa@aaa
代理送信者：△△
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:bbb@aaa
こんな感じでまとめると良いと思います。
返信の場合についても例文を紹介します。
◯◯会社
○○部△△様（相手の名前）
平素よりお世話になっております。
株式会社◯◯の○○課△△(自分の名前)と申します。
本日は〇〇(上司の名前)が休暇で不在の為、代理でメールをご返信させていただきます。
～～用件～～
なお、お手数ではございますが、ご返信は△△(自分)のメールアドレス(bbb@aaa)へとよろしくお願いいたします。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
—————————-
株式会社○○ ○○課
課長 ○○○○
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:aaa@aaa
代理送信者：△△
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:bbb@aaa
上司が体調不良で休むという連絡をしてきた場合の返信の仕方についてはこちらの記事にまとめてあります。
参考にしてください。
↓↓
体調不良の上司や取引先への気遣いメール！返信の極意
上司の代わりにメールを送る時の書き方
まずは宛名をしっかり書きます。
「○○株式会社 ○○様」
のように書きます。
これは代理メールに限らず普段のビジネスメールでも同じですね。
次に、簡単な挨拶と代理でメールしてることを告げます。
挨拶は「いつもお世話になっております」「平素より大変お世話になっております」のような定型文で構いません。
用件のあと、返信を上司か自分のどちらにしてほしいかを書きます。
上司の方に返信してもらいたい場合は
「お手数をおかけしますが、〇〇へご返信をお願いします」
「申し訳ありませんが、ご返信は〇〇へいただけますと幸いです」
のように書くと良いでしょう。
最後に署名を記します。
上司の氏名と連絡先、自分の氏名と連絡先の順に書きます。
また、上司でなく担当者が休みのため自分が代理でメールをしなければならなくなった場合はこちらの記事を参考にしてください。
↓↓
担当が休みのとき代理でメールするときの例文と注意点
上司より指示を受け代理でメールを送る場合の注意点
代理でメールを送る際に注意すべき点がいくつかあります。
個人の名前で送る時とは違う点があります。
代理であることを伝える
いつもと違う人が連絡するわけですから、代理であることを相手にきちっと言っておかないと相手が混乱します。
部下が勝手に送ったと思われると会社の信用にもかかわります。
また、メールの文面の責任の所在などもはっきりさせておく必要がありますので、上司の代理で送信してることをはっきり明記しておきましょう。
もし、休暇などで不在期間がはっきりと分かってる場合は「○○は○月○日まで不在のため～」というように、付け加えておいてもいいでしょう。
連絡先を明記して返信先を伝えておく
相手が返信をする場合に、あなたの上司か代理送信者のあなたかどちらにメールをすれば良いのかをはっきりさせておきましょう。
返信先が曖昧だと、メールの行き違いなどのトラブルにもなりかねません。
また、上司と自分の両方の連絡先を明記するのが望ましいです。
余計なことを書かない
当たり前のことなのですが、指示されたこと以外のことを書くのは厳禁です。
個人の勝手な推測での追記などはやめましょう。
メール本文には、上司に指示された内容のみを記入するのが鉄則です。
余計なことを書くとトラブルの元になります。
件名で代理だとわかるようにする
どのメールアドレスで送信するかにもよりますが、件名の最初に【代送】とか【代理送信】などと記しておくと相手方も分かりやすいです。
上司をCCかBCCに入れて送信する
CCやBCCというのは、同じメールを複数の人に送る際に使うものです。
一括送信に似てますがCCはコピーを同時に送るというイメージです。
CCはCarbon Copyの略です。
CCやBCCの欄に送りたい人のメールアドレスを記入して送信すると全く同じメールがCCやBCC欄に書いた人に届きます。
ですので、代理で相手先に送信する際にCCに上司の宛先を記入しておくと、自分が相手先に送ったメールがそのまま上司に届きます。
どんなやりとりをしたか上司がすぐに確認出来るので、メールの内容を逐一報告する手間が省けます。
CCとBCCの違いを説明します。
CCではメールが届いた人には自分以外に誰にメールが送られたか見ることが出来ます。
BCCでは、見た目は自分にだけ送られたように見えるのでBCC欄に入れた宛先を見られません。
CCに入れる宛先が個人のメールアドレスであるなど個人情報である場合にはBCCを使った方がいいでしょう。
会社のメールアドレスであるとか、メールをやり取りする相手と上司もお互い連絡先を知ってる仲であるとかならCCでも構いません。
また、社外の役職の方の呼び方にも気を付けたいですね。
「○○部長さん」みたいな呼び方はメールではダメですからね？
相手先の役職の呼び方や、自分の上司のことを社外でどう呼称するかをこちらの記事にまとめてありますので参考にしてください。
↓↓
取引先の役職の呼び方はこれ！自分の上司のことは社外でどう呼ぶ？
間違って使ってる場合をよく見かけますのでご自身でもチェックしてみてください。
上司の代わりに社内にメールを代理送信するときの例文
社内向けの代理メールの例文も紹介しておきます。
お疲れ様です。
○○課の△△です。
〇〇課長の指示でご連絡させていただいております。
～用件～
なお、ご返信については、下記○○課長のメールアドレスまでお願いします。
○○課
課長○○○○
メールアドレス：
社外にメールする時とは違って堅苦しさは若干少ないです。
それでも、代理である旨や返信先の明記などはしっかり書いておきましょう。
会議への出欠はどうするかメールで問い合わせて返信をもらった場合の返信の仕方についてこちらの記事に詳しくまとめてあります。
↓↓
会議への出席確認メールの返信の返信はどう書く？欠席連絡への返信
まとめ
上司の代理でのメール送信となると会社の看板も背負ってメールすることになります。
文面や書き方には気をつけたいところです。
今回紹介した例文を参考にしていただければ、最低限のメールにはなります。
注意事項もよく読んで書いてみてください。
メールの文面も何度も読み返して、誤字や打ち間違いがないかちゃんとチェックしてから送信したいものですね。
友達から体調不良と連絡が来た場合の返信の例文についてはこちらの記事をどうぞ。
↓↓
体調不良の友達に体調を気遣う言葉をメールやLINEで送る例文！先生にも