上司の代理でメールする時の例文を社外と社内にわけて紹介します

上司の代理でメールを送ることを頼まれるとちょっとドキドキしてしまいますよね。

自分個人の署名で送る時はそこまで緊張しませんが、代理となると緊張してしまいます。

しっかり確実にミスなく送りたいものですね。

代理でメールを送る場合の書き方や例文などを紹介します。

上司の代理で社外にメール送信するときの例文

上司の代理でメールを送るときの例文です。

件名:【代理送信】◯◯の件について

◯◯会社
○○部△△様(相手の名前)

平素よりお世話になっております。
株式会社◯◯の○○課△△(自分の名前)と申します。
○○課〇〇(上司の名前)の代理でメールを送信させていただいております。

~~用件~~

なお、ご返信は下記○○までお願いいたします。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○ ○○課
課長 ○○○○
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:aaa@aaa

代理送信者:△△
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:bbb@aaa

 

こんな感じでまとめると良いと思います。

次に書き方のコツを紹介します。

上司の代理でメールを送る時の書き方

まずは宛名をしっかり書きます。

「○○株式会社 ○○様」

のように書きます。

これは代理メールに限らず普段のビジネスメールでも同じですね。

 

次に、簡単な挨拶と代理でメールしてることを告げます。

挨拶は「いつもお世話になっております」「平素より大変お世話になっております」のような定型文で構いません。

 

用件のあと、返信を上司か自分のどちらにしてほしいかを書きます。
上司の方に返信してもらいたい場合は

「お手数をおかけしますが、〇〇へご返信をお願いします」
「申し訳ありませんが、ご返信は〇〇へいただけますと幸いです」

のように書くと良いでしょう。

 

最後に署名を記します。

上司の氏名と連絡先、自分の氏名と連絡先の順に書きます。

 

上司の代理でメールを送る時の注意点

代理でメールを送る際に注意すべき点がいくつかあります。

個人の名前で送る時とは違う点があります。

 

代理であることを伝える

いつもと違う人が連絡するわけですから、代理であることを相手にきちっと言っておかないと相手が混乱します。

部下が勝手に送ったと思われると会社の信用にもかかわります。

また、メールの文面の責任の所在などもはっきりさせておく必要がありますので、上司の代理で送信してることをはっきり明記しておきましょう。

 

連絡先を明記して返信先を伝えておく

相手が返信をする場合に、あなたの上司か代理送信者のあなたかどちらにメールをすれば良いのかをはっきりさせておきましょう。

返信先が曖昧だと、メールの行き違いなどのトラブルにもなりかねません。

また、上司と自分の両方の連絡先を明記するのが望ましいです。

余計なことを書かない

当たり前のことなのですが、指示されたこと以外のことを書くのは厳禁です。

個人の勝手な推測での追記などはやめましょう。

メール本文には、上司に指示された内容のみを記入するのが鉄則です。

余計なことを書くとトラブルの元になります。

件名で代理だとわかるようにする

どのメールアドレスで送信するかにもよりますが、件名の最初に【代送】とか【代理送信】などと記しておくと相手方も分かりやすいです。

上司の代理で社内にメール送信するときの例文

社内向けの代理メールの例文も紹介しておきます。

〇〇部○○課 ○○様
お疲れ様です。
○○課の△△です。

〇〇課長の指示でご連絡させていただいております。

~用件~

なお、ご返信については、下記○○課長のメールアドレスまでお願いします。

○○課
課長○○○○
メールアドレス:

社外にメールする時とは違って堅苦しさは若干少ないです。

それでも、代理である旨や返信先の明記などはしっかり書いておきましょう。

まとめ

上司の代理でのメール送信となると会社の看板も背負ってメールすることになります。

文面や書き方には気をつけたいです。

今回紹介した例文を参考にしていただければ、最低限のメールにはなります。

注意事項もよく読んで書いてみてください。

メールの文面も何度も読み返して、誤字や打ち間違いがないかちゃんとチェックしてから送信したいものですね。