会議の欠席・不参加をビジネスメールで返信するときの文例と書き方

参加予定だった会社の会議を別件の用事などでどうしても欠席せざるを得ないことってありますよね。

そんな時に大事なのは、まず先方に連絡するということです。

失礼がないように、また相手との関係を壊さないようにしたいものです。

 

ここでは会議の欠席や不参加についてメールで返事する場合の例文や書くときの注意点などについて解説していきます。

 

会議の欠席・不参加をメールで返事する文例

会議の欠席をメールで連絡するにも相手によって文面も変わります。

社内の会議、社外の会議それぞれの例文を紹介します。

社内の会議を欠席・不参加する場合のメールの例文

急遽欠席しなければならなくなった場合の例文。

件名:○○会議欠席のご連絡

○○部○○課
○○様

お疲れさまです。
営業部の○○です。

○月○日の○○会議についてですが、別件で急遽出張することになり、出席できなくなってしまいました。
会議内容につきましては、後日確認させていただきます。

大変申し訳ございませんがどうぞよろしくお願いいたします。

営業部
○○

 
会議の出欠確認へのメール返信の例文はこちらになります。
 
件名:Re:○○会議についてのお知らせ

○○部○○課
○○様

お疲れさまです。
営業部の○○です。

お知らせいただいた来週の会議ですが、○○様との商談と同日ですので出席出来ません。
誠に申し訳ないですが欠席させていただきます。

会議内容については後日確認させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

営業部
○○

 

 

社外の会議を欠席・不参加する場合のメールの例文

こちらは社外宛ての会議欠席メールです。

件名:○○会議欠席のご連絡(○○株式会社 △△)

〇〇株式会社
〇〇課
課長 ●●様

大変お世話になっております。
○○株式会社○○課の△△です。

○月○日の○○会議につきまして、 別件で急用が入ってしまい出席できなくなってしまいました。

誠に申し訳ございません。

ご手数をお掛けし恐縮なのですが、会議資料を送信いただけたら幸いに思います。
後日内容を確認いたします。

この度は大変申し訳ございませんでした。

○○株式会社○○課
△△

 

欠席・不参加の場合だけでなく出席する場合も含めたメールの書き方についてはこちらの記事にまとめてありますので参考にしてください。
↓↓
会議の出席・欠席をメールで返信するときの書き方と文例・社外の場合

 

会議の欠席・不参加のメールの書き方

まず、メールの件名ですが会議の案内のメールへの返信であれば件名は「Re:」がついたままで構いません。

ただ、予定を変更して欠席するという連絡の場合は件名で欠席することを伝えた方が良いでしょう。

 

メール本文の一番最初には相手の所属先や名前を書きます。

誰に宛てたメールなのかを明記するためです。

社名や団体名などは正式名称で書き、個人名には「様」を付けます。

 

株式会社○○
○○課 
課長 □□様

 

のように書きます。

 

その後に挨拶文ですね。

「平素よりお世話になっております」のような文を書きます。

挨拶の後に、自分の所属と名前を名乗ります。

 

メールの内容ですが、欠席する旨と欠席理由を書きましょう。

理由もなしに欠席するとなると先方もいい気はしません。

 

欠席することに理解を得られるためにもちゃんとした欠席理由を書きましょう。

 

また、会議の出席と欠席する理由となる仕事、どちらを優先すべきなのか判断に迷うこともあると思います。

そういうときは会社の上司や先輩にも相談して判断を仰ぎましょう。

社外の場合は、より慎重に判断したいものですね。

 

会議の欠席・不参加のメール返信をするときの注意点

会議を欠席するときは無断欠席はダメです。

当たり前ですが。

 

事前に予定が埋まってる場合はすぐに返信すべきです。

また、急遽欠席しなければならなくなったときは、出席が無理と分かった時点で早めにメールを送りましょう。

 

当日のメール連絡はダメです。

会議直前などは忙しくて相手方もメールチェックしてなかったりするので欠席のメールを送信しても先方に伝わらないことも考えられます。

ですので当日に欠席を伝えるなら電話で直接伝えましょう。

 

メール本文では欠席・不参加の意思を明確に伝えるようにしましょう。

それに加えて、参加できなくて残念である旨を伝え感謝の意を表しましょう。

まとめ

会議の欠席・不参加をメールで返信するときの例文や注意点を解説しました。

ビジネスといっても相手も人間ですので気遣いと感謝の気持ちをもってメールをするようにしたいものです。

メールだからこそ文章には気を遣いたいですね。