会議の欠席・不参加を上司にメールで返信するときのビジネス例文

参加予定だった会社の会議を別件の用事などでどうしても欠席せざるを得ないことってありますよね。

そんな時に大事なのは、まず先方に連絡するということです。

失礼がないように、また相手との関係を壊さないようにしたいものです。

ここでは会議に参加できないときの、欠席や不参加についてメールで返信する場合の例文や書くときの注意点などについて解説していきます。

会議の欠席・不参加を上司や社外へメールするときの例文

会議に参加できない、欠席の旨をメールで連絡するにも相手によって文面も変わります。

社内の会議、社外の会議それぞれの例文を紹介します。

社内の会議を欠席・不参加する場合のメールの例文

急遽欠席しなければならなくなった場合の例文。

上司へのメールもこの例文に準じて書いていいと思います。

ただ、上司なら電話連絡の方が早いとも思います。

自分が会社を休むと連絡した場合に返ってきた返信への返信はどうするのが最良なのかはこちらの記事にまとめてあります。
↓↓
会社に休みの連絡した返信の返信はどうする？上司や同僚への例文など紹介

社外の会議を欠席・不参加する場合のメールの例文

こちらは社外宛ての会議欠席メールです。

欠席・不参加の場合だけでなく出席する場合も含めたメールの書き方についてはこちらの記事にまとめてありますので参考にしてください。
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会議の出席・欠席をメールで返信するときの書き方と文例・社外の場合

会議に参加できない欠席・不参加のメールの書き方

まず、メールの件名ですが会議の案内のメールへの返信であれば件名は「Re:」がついたままで構いません。

ただ、予定を変更して欠席するという連絡の場合は件名で欠席することを伝えた方が良いでしょう。

メール本文の一番最初には相手の所属先や名前を書きます。

誰に宛てたメールなのかを明記するためです。

社名や団体名などは正式名称で書き、個人名には「様」を付けます。

のように書きます。

その後に挨拶文ですね。

「平素よりお世話になっております」のような文を書きます。

挨拶の後に、自分の所属と名前を名乗ります。

メールの内容ですが、欠席する旨と欠席理由を書きましょう。

理由もなしに欠席するとなると先方もいい気はしません。

欠席することに理解を得られるためにもちゃんとした欠席理由を書きましょう。

また、会議の出席と欠席する理由となる仕事、どちらを優先すべきなのか判断に迷うこともあると思います。

そういうときは会社の上司や先輩にも相談して判断を仰ぎましょう。

社外の場合は、より慎重に判断したいものですね。

会議に出席できない、欠席する場合のメールの書き方を紹介していますが、出席できないとメールを受け取った側の対応はどうするのが良いのでしょうか。

会議への出席について確認のメールに対する返信への返信についてです。

詳しくはこちらの記事にまとめてあります。

参考にしてください。
↓↓
会議への出席確認メールの返信の返信はどう書く？

懇親会や送別会などの出席欠席のメール返信についてはこちらの記事にまとめてあります。

こちらもチェックしてみてください。
↓↓
懇親会や送別会の参加可否のメール返信の例文！

会議の欠席・不参加のメール返信をするときの注意点

会議を欠席するときは無断欠席はダメです。

当たり前ですが。

事前に予定が埋まってる場合はすぐに返信すべきです。

また、急遽欠席しなければならなくなったときは、出席が無理と分かった時点で早めにメールを送りましょう。

当日のメール連絡はダメです。

会議直前などは忙しくて相手方もメールチェックしてなかったりするので欠席のメールを送信しても先方に伝わらないことも考えられます。

ですので当日に欠席を伝えるなら電話で直接伝えましょう。

メール本文では欠席・不参加の意思を明確に伝えるようにしましょう。

それに加えて、参加できなくて残念である旨を伝え感謝の意を表しておきます。

上司が休みなどで不在の場合に代理でメールを送らなければならない場合の例文はこちらの記事にまとめてあります。

参考にしてください。
↓↓
上司に頼まれて代理メールを送信する時の例文を社外と社内にわけて紹介

まとめ

会議の欠席・不参加をメールで返信するときの例文や注意点を解説しました。

ビジネスといっても相手も人間ですので気遣いと感謝の気持ちをもってメールをするようにしたいものです。

メールだからこそ文章には気を遣いたいですね。

上司や取引先から体調不良で欠席すると連絡があったときのメールの返信の仕方はこちらの記事にまとめてあります。
↓↓
体調不良のメールへ気遣いの返信の例文！上司や取引先ビジネスで使える書き方