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上司や取引先が体調不良のときのメールの返信!ビジネスでの気遣いメール

上司や取引先から体調不良で欠勤するとメールが届いた。

この場合はどう返信するのが失礼に当たらないのでしょうか。

 

何気なく使った言葉でも失礼に当たったりしますから心して使いたいものです。

 

ここでは上司や取引先から「体調不良で休む」とメールが届いたときの失礼のない返信の例文と書き方を解説します。

また、体調不良から回復して復帰された方へのメール返信についても触れます。

 

ポイントは気遣いと簡潔さです。

「体調の優れない中ご連絡いただきありがとうございます」の一文を付け加えるだけで全く印象が良いものになります。

 

体調不良のメールへの返信は上司にはどう書く?例文と解説

体調不良で休むと上司からメールが届きました。

このような場合はどう返信するといいのでしょうか。

 

まず例文を紹介します。

 

Aさん

お疲れ様です、Bです。
体調の悪い中、ご連絡いただきありがとうございます。

進行中のプロジェクトはチームでカバーしていきますのでご心配なさらないでくださいね。
ご自愛なさってください。

Cさん
お疲れ様です、Dです。

体調不良で休まれること、了解しました。
本日の会議の議事録は明日中に共有しますのでご安心ください。

今は十分に養生なさり、お体に気をつけてお過ごしください。

Eさん

お疲れ様です、Fです。
体調はいかがでしょうか。

しばらく休まれるとお聞きしました。
仕事に関してはご心配なさらずゆっくりお休みいただければと思います。
Eさんの回復を心よりお祈りしております。

なお、メールのご返信には及びません。

 

体調不良で休む上司への返信メールのポイントです。

  1. 相手を気遣うメッセージ
  2. メールは手短に済ませる

 

それぞれ解説します。

 

相手を気遣うメッセージ

仕事上の関係とはいえ、上司とは中長期的に付き合うものです。

冷淡なメッセージではなく温かい一言を添えましょう。

  • お大事になさってください
  • ご無理はなさらずぜひゆっくりされてください
  • ご心配なさらず
  • メールのご返信には及びません

などの一言が大事です。

 

他にも「ご自愛なさってください」「十分に養生なさってください」などの相手を気遣う言葉もあります。

これらの一言があるだけで全く印象が違います。

 

メールは手短に済ませる

相手を気遣うのは大切なことです。

ですが長文で心配な気持ちを伝えてはかえって迷惑になりかねません。

 

メッセージは簡潔にして、回復に専念してもらいましょう。

 

 

逆に自分が体調不良で休んで会社に連絡したときに、上司から「ゆっくり休んで」などのメールが届いた場合はどう返信すれば良いのでしょうか。

この場合も気を遣いますよね。

しんどいからとスルーするわけにもいきませんし。

こんな場合にどう返信すべきかこちらの記事にまとめましたのでこちらも参考にしてください。
↓↓
会社に休みの連絡した返信の返信はどうする?上司や同僚への例文など紹介

 

体調不良のメールへの返信・取引先への例文と書き方

取引先から体調不良メールが届いたときの返信はどう書くべきでしょうか。

 

基本は同じです。

相手を気遣うメッセージと手短なメールです。

「お大事になさってください」

「ご無理はなさらずぜひゆっくりされてください」

「メールのご返信には及びません」

「体調の優れない中ご連絡いただきありがとうございます」

などのフレーズも有効です。

 

ただ、社外の方ですので文面は少しビジネスチックにした方がいいですね。

 

メールの例文を2つ紹介します。

株式会社○○
企画部 G様

お世話になっております、××株式会社のHです。
打ち合わせの日程調整のこと、かしこまりました。
今はゆっくりとご養生ください。

次回の打ち合わせですが、Gさんの体調が回復した際に改めてお伺いいたします。

どうかお大事になさってください。

株式会社○○
営業部 I様

お世話になっております、××株式会社のJです。

体調はいかがでしょうか。
Iさんがしばらく入院するとお聞きしました。
心よりお見舞い申し上げます。

私にできることがあれば何でもお申し付けください。
今回の件は緊急ではありませんので保留になさっても構いません。
Iさんの回復を心よりお祈りしております。

なお、メールのご返信には及びません。

打合せや会議の日程のことばかりを気にするのではなく、相手方の体調を気遣う文章もきちっと書きましょう。

思いやりが大事ですね。  

 

上司の代理でメールをする場合の例文や書き方や例文についてはこちらの記事にまとめてあります。

こちらも参考にしてください。
↓↓
上司に頼まれて代わりにメールを送る場合の例文を社外と社内にわけて紹介

 

体調不良のメールへ気遣いの返信・同僚や後輩へは

部下や後輩から届いた体調不良による欠勤連絡のメールに返信する場合の例文です。

 

○○さん
お疲れ様です。

△△です。

体調不良でお休みされるとのこと、了解しました。
本日は無理をせずに休んでください。

業務の引き継ぎについては、ご心配なく。

お大事になさってください。

 
部下や後輩へメールを送るにはそんなに緊張もしませんね。
でも、最低限の丁寧語で対応しましょう。

 

 

同僚から届いた体調不良による欠勤連絡のメールに返信する場合の例文

 

○○さん

おはようございます。
△△です。

体調不良とのこと、お気の毒です。
今日は無理をしないで、しっかり休んでくださいね。

早く回復されることを祈っています。

打合せについては、私が代わりに対応しますので安心してください。
何かあれば、遠慮なく連絡してくださいね。

明日は元気に出社できるといいですね。

お大事にしてください。

以上、よろしくお願いします。

 
体調不良の同僚へ送るメールも基本は同じです。
相手の体調を気遣う思いやりの一文を書いておきましょう。
 
会議に出席するか欠席するかの確認メールに対しての返信で、欠席すると連絡があった場合の返信についての例文です。
こちらの記事に詳しくまとめてあります。

 

体調不良から回復し復帰したとメールが届いたときの返信の例文と書き方

体調不良から復帰したというメールが届いた場合、どう返信すると良いのでしょうか。

 

ポイントは、復帰することへの不安を想像してメッセージを送ることです。

 

「迷惑かけてしまった」「申し訳ない」「久しぶりの仕事でものすごく緊張する、大丈夫かな…」

そういった気持ちを汲み取ることです。

 

体調不良メールへの返信の際に使用したフレーズを使うのも有効です。

理由にはあまり触れず、優しく言葉をかけましょう。

  • ご無理はなさらないでくださいね
  • お体を大切になさってください

 

そして、協力の姿勢を伝えましょう。

 

  • お手伝いできることがありましたら何なりとお申し付けください
  • 力になれることがあれば何でもしますのでお伝えください

 

メールの例です。

Kさん
お疲れ様です、Lです。

この度は職場復帰おめでとうございます。
再びKさんとお仕事できることを嬉しく思います。
決して無理はなさらず、お手伝いできることがありましたら何なりとお申し付けください。

引き続き、これからもよろしくお願いいたします。

株式会社○○
広報部 M様

お世話になっております。
株式会社××のNです。

復帰直後のお忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます。
今後も関わらせていただく機会があるかと思いますが、どうか無理はなさらないでください。

今後ともよろしくお願いいたします。

 

体調不良を気遣うメールを送るときに使える言葉

体調不良であると連絡をくれた方へ返信するときに添えておくと良い言葉です。

上司や取引先、部下や後輩にかかわらずこれらの一文を入れておきましょう。

  • お大事になさってください
  • ご無理はなさらずぜひゆっくりされてください
  • ご心配なさらず
  • メールのご返信には及びません

 

相手を気遣う代表的なフレーズです。

  • ご自愛なさってください
  • 十分に養生なさってください
  • ご体調が良くなられるまでお休みください
  • お体に気を付けてください
  • 体調はいかがですか
  • どうかお気になさらず 
  • ご心配なさらずぜひゆっくりお休みいただければと思います 
  • 仕事のことはお気になさらず
  • ご体調が良くなられることを心よりお祈りしております

相手との関係性も考慮して相応しい一文を添えてあげてください。

 

自分が会議を欠席する場合に上司に返信する場合の例文についてはこちらの記事にまとめてあります。
↓↓
会議の欠席・不参加を上司にメールで返信するときのビジネス例文

 

まとめ

今回は体調不良メールの返信について解説しました。

上司や取引先に書く体調不良メールの返信では、気遣いと簡潔さがポイントです。

また、体調不良から復帰した旨のメールの返信では、相手の不安な気持ちを想像してメッセージを送りましょう。

 

仕事をする上で相手目線になることはとても大切です。

良き関係を築いていくためにも、今回の内容をぜひ実践してみてくださいね。

 

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