上司から体調不良で欠勤するとメールが届いた。
この場合はどう返信するのが失礼に当たらないのでしょうか。
何気なく使った言葉でも失礼に当たったりしますから心して使いたいものです。
ここでは上司や取引先から体調不良で休むとメールが届いたときの失礼のない返信の仕方を解説します。
ポイントは気遣いと簡潔さです。
体調不良のメールへの返信は上司にはどう書く？例文と解説
体調不良で休むと上司からメールが届きました。
このような場合はどう返信するといいのでしょうか。
ポイントは次の2つです。
①相手を気遣うメッセージ
②メールは手短に済ませる
それぞれ解説します。
①相手を気遣うメッセージ
仕事上の関係とはいえ、上司とは中長期的に付き合うものです。
冷淡なメッセージではなく温かい一言を添えましょう。
- お大事になさってください
- ご無理はなさらずぜひゆっくりされてください
- ご心配なさらず
- メールのご返信には及びません
相手を気遣う言葉は他にもあります。
相手を気遣う代表的なフレーズを以下に挙げます。
- ご自愛なさってください
- 十分に養生なさってください
- ご体調が良くなられるまでお休みください
- お体に気を付けてください
- 体調はいかがですか
- どうかお気になさらず
- ご心配なさらずぜひゆっくりお休みいただければと思います
- 仕事のことはお気になさらず
- ご体調が良くなられることを心よりお祈りしております
②メールは手短に済ませる
相手を気遣うのは大切なことです。
ですが長文で心配な気持ちを伝えてはかえって迷惑になりかねません。
メッセージは簡潔にして、回復に専念してもらいましょう。
最後に、メールの例文を3つ紹介します。
お疲れ様です、Bです。
体調の悪い中、ご連絡いただきありがとうございます。
今はゆっくりとご自愛なさってください。
進行中のプロジェクトはチームでカバーしていきますのでご心配なさらないでくださいね。
お大事になさってください。
お疲れ様です、Dです。
体調不良で休まれること、了解しました。
本日の会議の議事録は明日中に共有しますのでご安心ください。
今は十分に養生なさり、お体に気をつけてお過ごしください。
お疲れ様です、Fです。
体調はいかがでしょうか。
しばらく休まれるとお聞きしました。
仕事に関してはご心配なさらずゆっくりお休みいただければと思います。
Eさんの回復を心よりお祈りしております。
なお、メールのご返信には及びません。
逆に自分が体調不良で休んで会社に連絡したときに、上司から「ゆっくり休んで」などのメールが届いた場合はどう返信すれば良いのでしょうか。
この場合も気を遣いますよね。
しんどいからとスルーするわけにもいきませんし。
こんな場合にどう返信すべきかこちらの記事にまとめましたのでこちらも参考にしてください。
↓↓
会社に休みの連絡した返信の返信はどうする？上司や同僚への例文など紹介
体調不良のメールへの返信・取引先への例文と書き方
続いては取引先編です。
取引先から体調不良メールが届いたときの返信はどう書くべきでしょうか。
ポイントは上司にメールするときと同じです。
①相手を気遣うメッセージ
②メールは手短に済ませる
先ほど紹介したフレーズも効果的です。
ではメールの例文を2つ紹介します。
企画部 G様
お世話になっております、××株式会社のHです。
打ち合わせの日程調整のこと、かしこまりました。
今はゆっくりとご養生ください。
次回の打ち合わせですが、Gさんの体調が回復した際に改めてお伺いいたします。
どうかお大事になさってください。
営業部 I様
お世話になっております、××株式会社のJです。
体調はいかがでしょうか。
Iさんがしばらく入院するとお聞きしました。
心よりお見舞い申し上げます。
私にできることがあれば何でもお申し付けください。
今回の件は緊急ではありませんので保留になさっても構いません。
Iさんの回復を心よりお祈りしております。
なお、メールのご返信には及びません。
体調不良から復帰したとメールが届いたときの返信の例文と書き方
体調不良から復帰したというメールが届いた場合、どう返信すると良いのでしょうか。
ポイントは、復帰することへの不安を想像してメッセージを送ることです。
「迷惑かけてしまった」「申し訳ない」「久しぶりの仕事でものすごく緊張する、大丈夫かな…」
そういった気持ちを汲み取ることです。
体調不良メールへの返信の際に使用したフレーズを使うのも有効です。
理由にはあまり触れず、優しく言葉をかけましょう。
- ご無理はなさらないでくださいね
- お体を大切になさってください
そして、協力の姿勢を伝えましょう。
- お手伝いできることがありましたら何なりとお申し付けください
- 力になれることがあれば何でもしますのでお伝えください
最後にメールの例を挙げます。
お疲れ様です、Lです。
この度は職場復帰おめでとうございます。
再びKさんとお仕事できることを嬉しく思います。
決して無理はなさらず、お手伝いできることがありましたら何なりとお申し付けください。
引き続き、これからもよろしくお願いいたします。
広報部 M様
お世話になっております。
株式会社××のNです。
復帰直後のお忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます。
今後も関わらせていただく機会があるかと思いますが、どうか無理はなさらないでください。
今後ともよろしくお願いいたします。
まとめ
今回は体調不良メールの返信について解説しました。
今回のポイントをおさらいします。
- 上司や取引先に書く体調不良メールの返信では、気遣いと簡潔さがポイントです。
- 体調不良から復帰した旨のメールの返信では、相手の不安な気持ちを想像してメッセージを送りましょう。
仕事をする上で相手目線になることはとても大切です。
良き関係を築いていくためにも、今回の内容をぜひ実践してみてくださいね。