取引先や顧客からの問い合わせメールであったり、または、こちらから取り急ぎ連絡する必要ができたときなどは代理でメールすることになりますよね。
特にたった一人で休日出勤のときなどはちょっとしたプチパニックになってしまいます。
担当者が不在のため代理でメールしなければならないとき、どんな風に書いたら良いのでしょうか。
ビジネスで使える簡単な例文と書き方のポイントを紹介します。
上司や同僚から体調不良で休むと連絡があった場合に、相手を気遣うメールの例文はこちらの記事にまとめてあります。
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体調不良のメールへ気遣いの返信の例文！上司や取引先ビジネスで使える書き方
担当者が休みの為代わりにメールするときの例文
担当者の代わりにメールするときの例文です。
◯◯会社
○○課△△様（相手の名前）
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○課●●(自分の名前)と申します。
本日は担当の◯◯が休暇で不在の為、代理でメールを送信させていただきました。
～～用件～～
なお、ご返信は下記○○までお願いいたします。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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株式会社○○ ○○課
○○○○
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:xxx@xxx
代理送信者：●●
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:aaa@xxx
件名で代理と分かるように「代理送信」とか「代送」と書いておくと相手も分かりやすいと思います。
書く内容は普段のビジネスメールとあまり変わりません。
代理で返信する場合の例文はこちらになります。
◯◯会社
○○課△△様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯、○○課△△と申します。
本日は担当の◯◯が●月●日まで休暇で不在の為、代理でご返信させていただいております。
お問い合わせいただいた件につきましては、
～～用件～～
なお、お手数ではございますが、ご返信は下記◯◯までよろしくお願いいたします。
今後とも引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社○○ ○○課
○○○○
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:xxx@xxx
代理送信者：●●
電話番号:000-000-0000
メールアドレス:aaa@xxx
代理でメールするときの注意点と署名
担当者の代理でメールするときに押さえておくべきポイントです。
- 代理であることを明記する
連絡の行き違いやお互いの勘違いを防ぐためにも、誰がどういう立場でメールしたのかをはっきりと伝える必要があります。
- 担当が不在の理由を伝える
なぜ自分が代理でメールすることになったのか、担当はどうしたのかをしっかり伝えておきましょう。
- 返信先を伝えておく
担当者が休暇から戻ってきた後のやりとりをスムーズにするためにも、担当者か代理者のどちらに返信してほしいかを明記しておきます。
- 余計なことを書かない
自分の勝手な解釈で適当なことを書かないようにしましょう。
トラブルの元になります。
本文の後の署名には、担当者と代理送信者(自分)の両方書いておきましょう。
部署名
担当者の名前
連絡先（メールアドレス・電話番号）
自分の名前
連絡先（メールアドレス・電話番号）
自社の上司の呼称などさえ間違えなければ、この記事で挙げた例文をそのまま援用できます。
自分の上司の代理として社内・社外にメールするときの例文を別の記事にまとめてありますので一度目を通してみてください。
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上司の代理でメール送信する時の例文を社外と社内にわけて紹介します
まとめ
代理でメールするときの例文を紹介しました。
そんな難しいこともないと思います。
普段のビジネスメールに、担当者の不在理由と代理送信である旨を伝えれば良いだけですもんね。
込み入った話などで自分では対処できない用件であれば、担当者に連絡しましょう。
せっかくのお休みの日に申し訳ないですけどね。。