会社の懇親会の出欠確認のメールが来た場合、どんな返信が失礼に当たらないか心配ですよね。
ビジネスの場では特に気を使います。
ここでは懇親会や送別会での参加可否のメールに対する返信の例文や書き方について解説します。
ポイントは、出欠確認メールでは「誘いのお礼」と「出欠の意思表示」を伝えるということです。
出欠確認のメールの返信の例文
懇親会や送別会で出欠確認のメールをいただく機会があるかと思います。
その際にどのような返信をしたらよいのでしょうか。
例文を3つ紹介します。
社内懇親会に出席するケース
お疲れ様です、営業部のBです。
この度は懇親会のお誘いありがとうございます。
ぜひとも参加させていただきます。
当日楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
社内懇親会に欠席するケース
お疲れ様です、人事部のDです。
この度は懇親会のご案内、誠に感謝いたします。
申し訳ありませんが、その日は家族と食事の約束を以前からしていましたので今回は欠席させていただきます。
もし機会があれば次回は参加させていただきます。
よろしくお願いいたします。
社外懇親会に出席するケース
経理部
課長 E様
お世話になっております。
この度は懇親会のご連絡ありがとうございます。
ぜひ参加させていただきます。
とても楽しみにしておりますので当日はよろしくお願いいたします。
送別会を欠席するケース
この度は送別会のご連絡ありがとうございます。
申し訳ありませんが、当日はやむを得ず参加できません。
異動されるGさんには私からお礼とお詫びを直接伝えます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
出欠が現時点では未確定のケース
この度は送別会のご案内をしていただきありがとうございます。
15日に行われる送別会ですが、○○会社の方々との食事の仮予定が入っています。
そのため現時点では出欠の返事ができかねる状況です。
12日までには予定が明らかになりますので、分かり次第連絡いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
出欠確認のメールの返信の書き方
先ほどは例文を紹介しました。
出欠確認メールでおさえておきたいポイントは次の3つです。
- 冒頭に挨拶を記す。
- 宛名を書く(社外メール向け)。
- 誘いへのお礼と出欠の意思表示をする。
順に説明します。
冒頭に挨拶を記す
- お疲れ様です。
- おはようございます。
- お世話になっております。
これはどのメールでも当たり前に書くべきものですよね。
宛名を書く(社外メール向け)
社外メールの場合は宛名が必要です。
「会社名→部署→役職→名前」の順番で記します。
例文にもあったようにこんな感じですね。
冒頭の挨拶よりも前に記します。
誘いへのお礼と出欠の意思表示をする。
ほぼ必須の一言です。
こちらの一言は最初に記しておきましょう。
以上が出欠確認メールの基本的なポイントです。
参加不参加の返事をするときのマナー
最後にマナーについてです。
出欠確認メールの返信におけるマナーは次の3つです。
- 不参加の場合は可能な限り早めに連絡する。
- 当日に連絡しない。
- 無断での欠席は避ける。
それぞれ解説します。
不参加の場合は可能な限り早めに連絡する
会の直近で不参加の連絡を入れてしまうと迷惑をかけてしまうでしょう。
不参加が分かり次第、連絡しましょう。
当日に連絡しない
先ほどの「早めに連絡する」と似た内容になります。
当日連絡は迷惑をかけてしまう可能性がある上に印象も悪くなります。
参加、不参加ともに会の数日前までには連絡をしましょう。
無断での欠席は避ける
無断欠席を避けるべきなのは社会人のマナーです。
会社も無断で欠席はしないですよね。
ただ、どうしても連絡ができないときは後からメールか電話をしましょう。
まとめ
今回は「出欠確認メールの返信」について解説しました。
今回のポイントのおさらいです。
- 出欠確認メールでは「誘いのお礼」と「出欠の意思表示」を伝える。
- 当日の出欠連絡は避ける。
今回は例文を多めに説明しました。
あなたの状況に合わせて使い分けてくださいね。