思いがけなく届いた同窓会の招待状。
懐かしい名前を目にすると色々思い出しますよね。
既に入っている予定や仕事のために出席できない場合もありますよね。
ただ「出席します」や「欠席します」のみを記載すると、何となく味わい深さに欠け、少し物足りなさを感じてしまうかもしれません。
ここでは、同窓会案内の返信はがきの出席、欠席の書き方や近況の例文を紹介していきます。
同窓会への返信はがきの書き方
同窓会への出席を伝える際の基本的な手順は以下の通りです。
出席欄にある「ご欠席」の文字を二重線で消す。
「出席」を選択するので「ご出席」の「ご」文字を二重線で消して、「出席」に丸をつけます。
- 「出席」の下に「させていただきます」とかくとより丁寧です。
住所氏名欄には「ご住所」「御芳名」と書かれてるので「ご」の部分を二重線で消す。
「ご住所」「御芳名」のようにする。自分の名前、住所、連絡先を記載します。
近況報告欄に自身の更新情報を記入します。
ハガキの表にある宛名欄に、例えば幹事の名前の「行」を二重線で消し「様」へと変更します。
これらの手順に従って、返信はがきを完成させましょう。
同窓会の返信はがきに出席・欠席の記入のコツ
ただ「出席」「欠席」と書くだけでは、無関心や冷たい印象を与えがちです。
同窓会を機に連絡を取るのですから、多くの人は古い友人の近況など知りたいものです。
適切に、心を込めて書くことが大切です。
懇親会や送別会の参加不参加をメールで返信する場合のマナーや例文についてはこちらの記事にまとめてあります。
↓↓
懇親会や送別会の参加可否のメール返信！出席欠席・不参加の例文
同窓会の返信はがきを出すときの注意点
案内の返信はがきを出すときに注意しておきたいことをいくつか紹介します。
早めの返信を心がける
時が経つにつれ、皆さんの生活環境も様々に変化しています。
卒業後の転居や職場での新たな出会い、家庭の変化などそれぞれの道を歩んでいます。
同窓会の準備は、そんな参加希望者の集計やイベントの手配など幹事にとってはかなりの労力を要します。
ですから、出席の可否にかかわらず、配慮を持ってできるだけ迅速に返答することが望まれます。
文書には丁寧な言葉遣いを
幹事との関係が親密な友人であるか、あまり親しくない同級生であるかによって書く内容は変わってくるでしょう。
しかし、基本的にはビジネスメールに準じた、礼儀をわきまえた表現で回答するのが好ましいです。
お礼と簡潔な近況を添えて
幹事さんがお忙しい中、同窓会の準備をしてくれていることに対して、開催への感謝の気持ちを表しましょう。
参加が可能な場合は、「みんなと再会できることを楽しみにしています」というように前向きな気持ちを示せます。
しかし、参加できない時は短くても理由を説明し、現在のあなたの状況について一言加えると良いでしょう。
これは、もし誰かがあなたの不在を気にかけた時、幹事がその理由を伝えられるようにするためです。
ただし、この返信は出欠確認のためのものなので、長々と自分のことを話す必要はありません。
書く際は、自慢話や否定的な内容にならないよう注意しましょう。
はっきりとした返答を
すぐに返信が難しい時は、どれくらいの期間で返事ができるかを先に伝えておくことが重要です。
また、欠席する際はあいまいな表現を避け明確に伝えましょう。
幹事にとっては、返信がない、または出席か欠席かが不明確な状況ほど困るものはありません。
たとえ伝えにくいことがあっても、しっかりとした返答をすることが大切です。
出席予定の返信の例文
簡単な例文を紹介していきます。
喜んで出席させていただきます。
何年ぶりかの再開を心待ちにしています。
ぜひとも参加をさせていただきます。
長い間会っていない皆さんとの再会が待ち遠しいです。
欠席する場合の返信の例文
会の準備に尽力された皆様への感謝の気持ちをお伝えしたいです。
同窓会の成功を心より願っています。
このような素敵な機会を提供してくださったことに感謝します。
出席される皆様へ、どうぞ宜しくお願い致します。
出席したくはありますが、家庭の行事と日程が重なってしまっているため、今回は欠席させていただきます。
次回の再会を楽しみにしております。
近況報告の必要性
同窓会の案内に同封されることが多い、近況報告欄への対応について説明します。
近況報告については任意ですから書いても書かなくても構いません。
しかし、同窓会に出席できない方は、近況を共有することで仲間内での交流が深まります。
住んでいる場所、仕事、家族の状況、趣味や休暇の過ごし方、最新の出来事など、自分の更新情報を含めると良いでしょう。
具体的な例としては、結婚や子供の成長、日々の生活についての短い記述などです。
近況を共有したくない場合
もし学生時代の思い出がいいものではない場合、近況を伝えることに躊躇するかもしれません。
そのような時は無理に報告する必要はありません。
詳細を避け、次の同窓会で直接話す機会を楽しみにすることも一つの選択肢です。
まとめ
同窓会の返信はがきの返事の仕方を、出席、欠席の例文を添えて紹介しました。
同窓会の案内は来るだけでも嬉しいものです。
開催する幹事の苦労もありますので感謝やいたわりの言葉も添えてあげましょう。