町内会の新年会。
回覧板などに添付する案内状を書かなければなりません。
ここでは、町内会、自治会での新年会の案内文の書き方と例文を紹介します。
新年会の案内状を出すときの注意点
新年会の案内状を作成する際の書き方です。
案内状を作るプロセスでは、いくつかの基本的なステップがあります。
- 案内状の冒頭には「拝啓」を、結びには「敬具」のような定型の表現を用います。また、季節の挨拶を加えることもできます（これは省略可能です）。
- 日頃からの感謝と評価を示す言葉を挿入します。
- イベントの目的や、参加を促す言葉を明記します。
- 重要な連絡事項として、イベントの日時や場所を記載し可能であれば会場の地図を添付します。
年末年始はみなさん忙しくされる時期ですし、さらに会場を確保するのも時間が経つにつれて困難になってきます。
新年会やその他新年に関するイベントへの案内状は、早めに発送することが望ましいです。
特に、参加者が多数の場合は、少なくとも1ヶ月前には出席か欠席かの返答を参加者から受け取れるように計画を立てましょう。
年を越してから新年会の案内状を送る際や、年賀状のシーズンに案内状が到着するようなタイミングの場合は、「新年あけましておめでとうございます」という挨拶を文書の冒頭に加えると良いでしょう。
町内会の様々な挨拶文の書き出し方や例文についてはこちらの記事に詳しくまとめてあります。
こちらも参考にしてください。
↓↓
町内会の挨拶文や文書の書き出しの書き方・お知らせの時候の挨拶など回覧板や集会で使える例文
町内会の新年会の案内状の例文
町内会の新年会の案内状の例文です。
個別の新年会案内状
令和○年○月○日
○○町内会会長 ○○
新年会のご案内
拝啓
謹んで新年のお慶びを申し上げます。
旧年中は○○町内会の行事ならびに活動にご協力いただき心より御礼申し上げます。
本年も引き続きご協力の程をよろしくお願い申し上げます。
つきましては、皆様の旧年中の労をねぎらうとともに、さらなるご活躍を祈念し下記の通り新年会を開催致したいと思います。
ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加賜りますようよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
日時：令和〇年○月○日 ○○時
場所：居酒屋○○
○○町〇丁目○○
電話：000-0000-0000
会費：1名1000円
尚、準備の都合上、ご出欠を〇月〇日までに幹事の○○○○までご連絡いただきますようお願いいたします。
幹事○○○○
電話：000-000-0000
令和○年○月○日
○○町内会会長 ○○
新年会のご案内
今年も残すところわずかとなりました。
皆様におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。
日頃より町内会の活動及び地域の安全支援にご尽力いただき、厚く御礼申し上げます。
さて、この度、皆様の一年間の疲れを癒やし、功績を称え、さらには相互の親睦を深めるべく、新年会を企画いたしました。
以下の通りご案内申し上げます。
記
日時：令和〇年○月○日 ○○時
場所：居酒屋○○
○○町〇丁目○○
電話：000-0000-0000
会費：1名1000円
尚、準備の都合上、ご出欠を〇月〇日までに幹事の○○○○までご連絡いただきますようお願いいたします。
幹事○○○○
電話：000-000-0000
町内会長や自治会長が挨拶するときの例文についてはこちらの記事にまとめてあります。
参考にしてください。
↓↓
自治会長挨拶の例文！町内会の会長や役員が交代や引継ぎするときの挨拶文
回覧板で回す場合の例文
令和○年○月○日
○○町内会会長 ○○
新年会のご案内
新年あけましておめでとうございます。
旧年中は地域のイベント及び地域の安全に向けた活動にご協力を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、新しい年を迎え、昨年一年間のご尽力に感謝するとともに、この新年が皆様にとってさらなる成功の年となることを願い、恒例の新年会を開催いたします。
なお、案内状は一世帯につき一枚お取りいただき、出席希望の方は別紙にお名前をご記入の上、ご回覧ください。
記
日時：令和〇年○月○日 ○○時
場所：居酒屋○○
○○町〇丁目○○
電話：000-0000-0000
会費：1名1000円
連絡先：○○町内会会長 ○○ 090‐0000‐1111
拝啓
皆様におかれましては、益々ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、本年も恒例の新年会を開催しますのでご案内いたします。
地域の絆を深め、地域をより活動的で安全な場所にするための取り組みを続ける意味でもぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
日時：令和〇年○月○日 ○○時
場所：居酒屋○○
○○町〇丁目○○
電話：000-0000-0000
会費：1名1000円
案内状は一世帯につき一枚お取りいただき、出席希望の方は別紙にお名前をご記入の上、ご回覧ください。
連絡先：○○町内会会長 ○○ 090‐0000‐1111
地域の新年会に関する通知を想定し、町内の各家庭に回覧板を通じて配布する形式をとります。
出席確認のため回覧板に添付される返信用紙に各家庭からの反応を記入していただくことを前提としていますが、地域固有の状況に応じて適宜調整をお願いします。
年末年始は忙しい時期ですので、新年会の告知は可能な限り早め、つまり少なくとも1ヶ月前には行いたいですね。
町内会費など町内での金銭の授受での領収書の書き方をこちらの記事で解説しています。
こちらもチェックしてみてください。
↓↓
町内会費・自治会費の領収書の書き方を班長さんに解説！印鑑や印紙はどうする？
新年会の案内状に書くこと
新年会の案内状に含めるべき情報についての解説です。
案内状には、以下の要素を含めることが一般的です。
挨拶文
案内状の冒頭には、短い挨拶を記載します。
一般的には、「拝啓」で始めて、「敬具」で締める形式が多用されます。
他に「謹啓」や「敬白」などの言葉も使われますが、親しい関係の場合はこれらを省略することもあります。
時候の挨拶と安否を尋ねる言葉
新年会の案内状では、季節に応じた挨拶を入れます。
例えば、年末に送る場合は12月にちなんだ挨拶を、新年が始まってからなら新年の賀詞を使用します。
加えて相手の近況や健康を気遣う言葉を加えます。
「あけましておめでとうございます。皆様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」などが例です。
12月には「初冬の侯、皆様いかがお過ごしでしょうか」といった文言が適切です。
場所日時など基本情報
案内状では、以下の基本情報を明確に記載します。
- 開催地の名称
- 開催地の住所及び連絡先
- 開催日時
- アクセス情報（最寄駅や目印となる建物等）、可能であれば地図を添付
- 参加費（存在する場合）、金額
- 主催者または事務局の連絡先
しばしば出席状況を直前で変更するため、連絡先の明記が重要です。
地図とウェブサイト
可能であれば、地図を掲載し、会場のウェブサイトのURLを記載します。
この指南に沿って、新年会の案内状を作成することで、受け取る側が必要な情報を一目で理解しスムーズに対応できるようになります。
町内会で香典を出すときの香典袋の書き方やマナーについてはこちらの記事にまとめてあります。
↓↓
町内会で香典を出す時の香典袋の書き方や渡し方と金額の相場
まとめ
町内会の新年会の案内状の例文について紹介しました。
連絡先については、電話だけでなくメールアドレスを書いておいてもいいかも知れません。