社会人になると書類のやりとりの中で修正が必要になる場面がでてきます。
そんな時に用いるのが訂正印ですね。
訂正印とは、文章の一部を訂正するときに押す印のことです。
文章の訂正箇所に印鑑を押すことで、「本人自ら訂正したものである」と他人による改ざんでないことの証明になります。
文章のほんの一部だけ修正するのは分かるけど、1行2行と複数行の修正をする場合は訂正印をどこに押せばいいのか分かりませんよね。
どのように訂正をすればいいかと悩んだりしませんか？
また、複写式の書類もどこまで訂正印を押せばいいか難しいですよね。
今回は複数行を訂正する場合の訂正印の押し方や複写式書類の訂正印の押し方について解説します。
訂正印を使った複数行の訂正の仕方と基本
訂正印を用いて書類を修正する際は
- 訂正箇所の責任者が誰か明確にする。
- 書類が見えづらくならないようにする。
以上の2つのことを大事にしましょう。
基本的な文字の訂正方法
文字の訂正をする基本的なやり方を説明します。
- 間違った文字を二重線で消す。
- 二重線に重ねるようにまたは、近くに訂正印を押し、二重線のすぐ上に正しい文字を書く。
(上に文字が書けない場合は下に書いても問題ありません)
文字を追加する場合は文字を追加する部分に「V」を付けて文字を記載します。
※訂正した文字は塗りつぶしたりせずに、必ず読めるようにしておきましょう。
複数行を訂正する場合
- 複数行の訂正を行う。
- 訂正した1行目、2行目両方ともに訂正印を押す。
- 余白があれば「〇行目 〇字削除」、「〇行目 〇字追加」など訂正内容が分かるように書いておく。
複数行を訂正するときに、1行目だけに訂正印が押されていると2行目以降の訂正は1行目の訂正を行った人と同じものか、それとも別の人が行ったものか判断がつかなくなります。
訂正箇所が大量になってしまうと、書類が見えづらくなってしまいます。
大幅な修正があった場合は関係者に陳謝したうえで、再度書類を発行したほうがいいです。
訂正印の押し方！複写の場合
複写になっているということは、書類はバラバラになりそれぞれ各所に提出されるということです。
なので、すべての書類の内容が同じでないといけません。
複写式の書類に訂正が必要になった場合は、1枚目の書類だけではなく2枚目、3枚目とすべての書類に訂正印を押しましょう。
複写の特性で修正内容の記載は1枚目に記載するだけで、2枚目以降にも反映されますが訂正印は一枚、一枚に押す必要があります。
押し忘れが無いように最後にしっかり確認しましょう。
訂正印はどこに売ってる？
訂正印を押す際に大きなサイズの印鑑を使うと、訂正するためのスペースが十分にとれない場合があります。
そのため、訂正するスペースがとれる6mmの小さいサイズの「訂正印」を使うことが多いです。
訂正印は専門店や文房具店で購入できます。
最近では100均ショップでも販売しているのを見かけます。
ですが、あまり聞かない苗字や珍しい苗字の場合はお店に売っていないことがありますよね。
私も安い普通の印鑑が欲しくて文房具店に行ったのに、自分の苗字だけなくてガッカリしたことがありました…。
近くに専門店があれば注文して作ってもらえますが、なかなかそうはいきません。
市販で買えなかった場合はネット通販を利用するといいですよ。
おすすめのネットショップを2つご紹介します。
はんこプレミアム
実印、印鑑即日出荷の印鑑作成激安専門店です。
注文して明後日くらいには届きます。
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はんこdeハンコ
実印からおしゃれハンコ、スタンプ・ゴム印などから子供用のハンコまで幅広く取り揃えてあります。
10年保証は専用ケースも付いてます。
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訂正印はどの印鑑でも使えますが、公的書類ではシャチハタは使えませんので注意しましょう。
シャチハタで使うインクは経年劣化して見えなくなる恐れがあるからです。
訂正印はインクではなく、朱肉を使う印鑑にしましょう。
訂正印は「簿記印」や「修正印」と呼ばれるものもありますが用途としては同じものです。
また、6mm程度という小ささから「豆印」と呼ばれたりもします。
私も高校卒業時に学校からの卒業祝いとして、印鑑と豆印のセットを貰いました。
まとめ
- 訂正箇所の責任者が誰かを明確にする。
- 書類が見えづらくならないようにする。
書類を訂正する際は必ずこの2つを守りましょう。
複数行を訂正するときは訂正したすべての行に訂正印を押し、修正内容が分かるように記載しておきましょう。
複写式書類を訂正するときは1枚目の書類だけではなく、すべての書類に訂正印を押しましょう。
すべての書類の内容が同じになるようにしてください。
訂正印を市販で購入するなら、文房具店や専門店、100均ショップに行くとありますよ。
自分の苗字が見つからなかった場合はネット通販でオーダーメイドで注文しましょう。
値段も手頃ですし、注文してすぐ届くのでとても便利ですよ。