遅刻の連絡をして「了解」と返事をもらった場合、それに対する返信はどうすればいいのでしょうか。
そもそも返信は必要なのでしょうか。
友達との約束に遅刻しただけなら「ごめんねー」で済みますが、ビジネスなど目上の人に対してだと返信にも気を遣います。
ここでは、遅刻の連絡に対する返信をもらったときの返信の仕方や注意点などについて紹介します。
遅刻の謝罪のメールへの返信の返信は必要
遅刻のお詫びメールに対して返信の返信をするべきかどうか、悩むことがあります。
業務効率を考えると、返信の返信は非効率だと感じる人もいるかもしれません。
しかし、場合によっては謝罪メールへの返信に再度返信することが望ましいこともあります。
ただし、「返信不要」と記載されている場合は返信は不要です。
遅刻の謝罪メールへの返信に対して何か伝えたいことがある場合に返信の返信をするのはマナー違反ではありません。
謝罪メールの返信の返信が必要な理由
まず、相手への感謝を伝えるためです。
遅刻して迷惑をかけたのに返信してくれたことに感謝の気持ちを伝えるため、謝罪メールへの返信に再び感謝を伝えましょう。
メールには改めて謝罪の言葉を記載し、返信してくれたことへの感謝も丁寧に伝えると良いです。
形式的な言葉ではなく、自分の言葉で感謝と誠意を表すことが大切です。
ただ、遅刻連絡に返信がもらえたからといって遅刻が許されたわけではないので勘違いはしないようにしましょう。
また、ビジネスメールのマナーとして、最初にメールを送った人でやりとりを終えることが理想的です。
つまり、メールのやりとりが1往復半になるように心がけると良いです。
こうすれば、相手に過度な負担をかけず効率的なコミュニケーションが可能です。
相手に返信の負担をかけないため、メールの文末には「返信不要」と記載することを忘れずに。
会社を休むという連絡に対する返信の返信はどうすればいいのでしょうか。
返信の例文などはこちらの記事に詳しくまとめてあります。
こちらもチェックしてみてください。
↓↓
会社に休みの連絡した返信の返信はどうする？上司や同僚への例文など紹介
遅刻連絡のメールの返信の返信をするときの注意点
遅刻の謝罪メールへの返信の返信を送る際の注意点について説明します。
謝罪メールに返信の返信をする際、気をつけるべきことをいくつかご紹介します。
まず、メールの件名はそのままにしましょう。
相手からのメールに返信すると、自動的に件名の頭に「Re:」がつきます。
これは消さずにそのままにしておくと、どの用件でやりとりしているかが分かりやすくなります。
また、「Re:」の数を見ることで、どれくらいの返信を重ねているかも一目で分かります。
謝罪メールの返信の返信で、「Re:」がついたままだと失礼かもしれないと感じるかもしれませんが特に問題ありません。
次に、返信の返信メールでは、文末に「返信不要」と書くようにしましょう。
ただし、直接的に「これ以上の返信は不要です」と書くと、冷たい印象を与えるので、やんわりとした表現にするのがポイントです。
たとえば、「本メールへの返信は、お気遣いなく」というような表現が適しています。
さらに、長々とした文章を書かないようにしましょう。
謝罪メールに対する返信の返信では、相手は忙しい中で対応してくれているので、こちらからの返信は簡潔かつ丁寧に書くようにします。
あなたが送るメールは、相手の時間を取らないように短めで要点をまとめるようにしてください。
このように、注意点を踏まえて、適切な返信の返信メールを書きましょう。
遅刻の連絡の返信の返信に伝えるべきこと
寝過ごした場合や天候の異常による交通機関の遅延など、様々な理由で遅刻する可能性がありますがどのケースであっても責任は自分にあります。
しかし、どうしても避けられないこともあるのが遅刻です。
常識のある人なら、遅刻が確定した時点で会社に連絡するはずです。
本来なら連絡は電話が一番良い方法とされています。
ただし、互いに電車内などで電話ができない場合、メールでの連絡が必要になるかもしれません。
メールで遅刻を連絡した後に取るべき行動について説明します。
どれくらい遅れるか
最初に遅刻の連絡をするときに、具体的に何分遅れるかを言っておくことが大事です。
上司や同僚、誰であっても、あなたが定刻に来ると思って予定を立てているでしょう。
もし、遅刻の連絡だけしてどのくらい待たせるかを伝えていないなら、追加でその情報を送るようにしてください。
自分の遅刻のせいでの予定変更の指示を仰ぐ
あなたが少し遅れただけで、重要な取引に影響が出ることも考えられます。
責任感から自分の遅刻で迷惑をかけた分を補おうとして、いくつかの提案を返信でいきなり書いてしまう人もいますが、これは良くない方法です。
遅刻の連絡とお詫びをしたら、その次にするべきことは上司の指示を待つことです。
あなたの遅刻で予定が変更された場合、それを調整できるのは上司だからです。
自分のアイデアを伝える前に、まずは上司からの指示を待ちましょう。
自分なりの解決策を提案
指示を求めても、上司がどうしたら良いか分からないときは、あなたなりの提案を押し付けにならないようにしてみましょう。
例えば、必要なファイルを持っているなら、クラウドやメールで共有することができます。
また、あなたの代わりに動いてくれる人を見つけて、上司に報告するのも良い方法です。
もちろん、こうしたトラブルに備えて、上司にも必要なファイルを持ってもらうようにすると安心感があります。
あなたがいないと分からない内容は、箇条書きでシンプルなメールにして上司に伝えるのが良いです。
迷惑をかけたことをきちんと謝罪したら、いつも以上に集中して仕事に取り組みましょう。
一言でいいケースも
ほんの少しの遅刻であるとか、仕事に大して支障が出ない場合は上司の返信に対して一行でいいこともあります。
上司から「了解」と返信が来たら
「ご迷惑をお掛け致しますが、よろしくお願いいたします」
のような文面でもいいと思います。
自分が遅刻連絡を受けたときの返信の例文
自分が遅刻の連絡を受けたときの返信メールの書き方についてお伝えします。
会議の欠席連絡を受けたときは、「ご欠席のご連絡ありがとうございます」という表現でも違和感がありません。
でも、遅刻連絡のときに丁寧語を使うと少しおかしい感じがします。
「ご遅刻のご連絡をいただき、ありがとうございます」と書くと、なんだか変な印象を受けるかもしれません。
そこで、遅刻連絡を受けたときのメールの例文を紹介します。
遅刻の連絡を受けたときに、違和感なく返信できるようにいくつかの例文を用意しました。
参考にして状況に合わせた適切なメールを書いてください。
例文は以下の通りです。
「ご連絡、承りました。お待ちしております。お気を付けてお越しください。」
「遅刻の件、承知しました。ご連絡いただき、ありがとうございます。どうぞお気を付けてお越しください。」
「ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。こちらは定刻通りに開始いたしますので、ご了承ください。どうぞお気を付けてお越しください。」
「遅れて参加される旨、承知しました。他の参加者には事前にお伝えしておきます。」
このような例文なら、相手に不快感を与えず丁寧に対応できるでしょう。
特に、遅刻という言葉をあえて使わない表現は、相手の心情に配慮したものです。
事前に連絡を受けた場合は、相手を不愉快にさせないよう丁寧な返信を心がけましょう。
まとめ
遅刻の連絡に対する返信の返信について紹介しました。
遅刻してる最中は焦りますが落ち着いて返信しましょう。